Thiết kế phòng họp cải thiện hiệu quả các cuộc họp | Diễn đàn đồ gỗ

Thiết kế phòng họp cải thiện hiệu quả các cuộc họp

#1
Phòng họp là một phần cốt lõi của trải nghiệm cuộc họp. Thiết kế phòng họp hiệu quả có thể tác động và thay đổi toàn bộ cuộc họp của bạn. Các phòng họp được thiết kế tốt có thể giúp người tham dự thoải mái, khuyến khích cuộc trò chuyện và tạo ra sự sáng tạo. Thiết kế phòng họp hiệu quả có thể cải thiện đáng kể hiệu quả của các cuộc họp của bạn.

Mục đích thiết kế phòng họp
Chìa khóa để thiết kế phòng họp là hiểu nhu cầu của cơ quan, công ty, doanh nghiệp bạn. Đầu tiên, quyết định kích thước và vị trí của phòng. Một số câu hỏi chính để trả lời ở đây là:
•Phòng sẽ được sử dụng để làm gì? Đây sẽ là những phòng nhỏ hơn, hợp tác hay bạn cần một phòng họp kích thước đầy đủ?
•Làm thế nào để nhóm của bạn thích làm việc? Họ làm việc theo các nhóm nhỏ hay họ làm việc trong các nhóm lớn?
•Căn phòng này được sử dụng để trao đổi với khách hàng hay chỉ được sử dụng nội bộ?
•Phòng này có cần được thiết kế để nhân viên dễ dàng sử dụng không hay nó cần được đặt ở xa hơn để có thêm sự riêng tư?
Ngoài việc hiểu cách các nhân viên thích cộng tác, điều quan trọng là phải hiểu nơi họ muốn cộng tác. Các phân tích phòng họp như kích thước cuộc họp trung bình và tỷ lệ sử dụng phòng sẽ giúp bạn xác định kích thước và số lượng phòng bạn cần.Khi bạn quyết định vị trí và kích thước, bạn có thể sử dụng sự hiểu biết của bạn về mục đích của căn phòng để nâng cao hơn nữa thiết kế của nó.

Trang thiết bị phòng họp
Thiết bị cần thiết phải được đánh giá trước khi chuyển sang các khía cạnh sáng tạo hơn của thiết kế không gian hội nghị. Làm sáng tỏ những cần thiết này dựa trên nhu cầu của người dùng, sẽ giúp cung cấp cơ sở cho các lựa chọn sáng tạo của bạn.
Dưới đây là một số lưu ý cần lưu ý khi xây dựng các yêu cầu thiết bị của bạn:
Đồ nội thất
Điều quan trọng là phải hiểu cách phòng sẽ được sử dụng và xác định các yêu cầu chính. Ví dụ, mọi người sẽ cần phải di chuyển ghế xung quanh và xoay để nhìn vào màn hình? Nếu vậy, một yêu cầu có thể là ghế xoay văn phòng có thể xoay theo ý mong muốn. Ngoài ra, nếu phòng dành cho công việc sáng tạo, bạn có thể muốn cung cấp chỗ ngồi thay thế khuyến khích tự do hơn.
Đối với bàn họp văn phòng, xem xét không chỉ kích thước, mà cả cách sử dụng. Mọi người sẽ chủ yếu đứng hoặc ngồi trong các cuộc họp của họ? Nếu họ sử dụng phòng cho các cuộc họp thường trực, bạn có thể yêu cầu một bàn đứng hoặc điều chỉnh chiều cao.
Ngoài ra, hãy xem xét về nguồn điện. Bạn có cần sử dụng điện thông qua bàn họp cho các thiết bị khác?
Ngoài việc lựa chọn bàn ghế phù hợp cho phòng họp, còn có một số cân nhắc về đồ nội thất khác. Ví dụ, bạn có cần lưu trữ các tài liệu hay dụng cụ trong phòng để cung cấp cho cuộc họp không? Bạn có
cần bảng trắng?

Công nghệ
Khi thế giới của chúng ta ngày càng trở nên kỹ thuật số và di động, thiết bị nghe nhìn hiện là chìa khóa cho trải nghiệm cuộc họp. Một số phần cốt lõi để đưa vào lựa chọn công nghệ của bạn bao gồm màn hình và thiết bị liên lạc. Công nghệ đó sẽ được sử dụng như thế nào trong mỗi phòng. Không phải mọi phòng đều yêu cầu màn hình hoặc thiết bị liên lạc, và các phòng nên được trang bị phù hợp dựa trên mục đích của họ. Một số phòng có thể sử dụng bảng trắng và bút đánh dấu truyền thống, trong khi những phòng khác có thể yêu cầu các công cụ hội nghị truyền hình tiên tiến như máy ảnh và micrô chất lượng cao. Hầu hết các phòng có thể chỉ cần một hệ thống trình chiếu .
Phòng họp thường là không gian có nhu cầu cao trong văn phòng. Kế hoạch kém về quy trình đặt phòng có thể dẫn đến căng thẳng và xung đột không cần thiết ở nơi làm việc. Ngoài màn hình và giao tiếp, một khía cạnh quan trọng cần xem xét là cách phòng họp được đặt và sử dụng.

Xem thêm: Công nghệ ảnh hưởng đến thiết kế văn phòng như thế nào ?
Thắp sáng

Ánh sáng là điều rất quan trọng thiết kế phòng họp. Ánh sáng quá mềm có thể khiến người tham gia ngủ gật. Mặt khác, ánh sáng khắc nghiệt có thể không có lợi cho việc đọc và xem màn hình. Một lần nữa, hiểu được mục đích của căn phòng là rất quan trọng trong việc xây dựng các yêu cầu chiếu sáng. Đối với các phòng được thiết kế để có không gian thoải mái, ấm cúng, ánh sáng dịu hơn thường là cần thiết. Phòng họp lớn có thể cần nhiều độ sáng hơn và các phòng có máy chiếu có thể cần đèn mờ
Ánh sáng cũng phụ thuộc rất nhiều vào vị trí của căn phòng. Nếu căn phòng có nhiều ánh sáng tự nhiên, bạn có thể phải xem xét giảm ánh sáng bằng rèm. Đối với các phòng không có cửa sổ, ánh sáng phải được xem xét chính trong thiết kế phòng.

Âm thanh
Quản lý âm thanh là một trong những phần bị bỏ quên nhất trong thiết kế phòng họp. Phòng họp được thiết kế mà không xem xét âm thanh thường dẫn đến các tác dụng phụ không mong muốn. Bao gồm các vấn đề như: Tiếng vang, ồn từ di chuyển đồ đạc hoặc phản hồi giữa micro và loa.
Các tấm cách âm treo tường có hiệu quả trong việc giữ âm thanh, cũng như các vách ngăn gắn trần. Nếu đó là âm thanh từ bên ngoài cuộc họp mà bạn muốn tránh, hãy xem xét sử dụng các giải pháp tương tự trong toàn văn phòng của bạn để giảm tiếng vang.

Thiết kế phòng họp sáng tạo
Khi bạn đã hoàn thành thiết kế và thực hiện môi trường vật lý của phòng họp, bước tiếp theo là xem xét và thiết kế trải nghiệm cuộc họp đầy đủ. Bạn sẽ muốn nghĩ về cách mọi người Một khi bạn đạt được các yêu cầu khó khăn cho phòng họp của mình, bạn có thể sáng tạo trong các thiết kế phòng họp của mình. Chìa khóa ở đây là nâng cao văn hóa doanh nghiệp và bản sắc của bạn với trải nghiệm phòng họp của bạn. Giữ các yêu cầu thiết bị và mục tiêu phòng của bạn trong tâm trí, chọn đồ nội thất, sơn và trang trí phù hợp với văn hóa công ty của bạn và hình ảnh bạn muốn truyền tải.
Nguyên vật liệu
Tương tự như màu sắc, vật liệu có thể thay đổi cách cảm nhận một không gian. Vật liệu gỗ cực kỳ linh hoạt và có thể được sử dụng trong nhiều ứng dụng. Gỗ phù hợp có thể mang lại sự ấm áp vào phòng và thêm một số nét duyên dáng mộc mạc. Bằng cách pha trộn màu sắc và vật liệu, bạn có thể định hình cảm giác của không gian. Trong khi các vật liệu khác như: Nhựa, thép, da … mang lại sự hiện đại cho không gian
Màu sắc

Màu sắc có thể thay đổi trải nghiệm của một căn phòng. Sử dụng màu sắc chính thức của công ty là một cách cổ điển để phù hợp với các phòng họp và lặp lại trải nghiệm thương hiệu của công ty. Đối với các phòng họp và phòng hội nghị trang trọng hơn, màu trung tính luôn là một lựa chọn tốt. Mặc dù là trang trọng, bạn có thể thêm gia vị cho căn phòng với một cú đá màu. Lựa chọn màu sắc độc đáo có thể được sử dụng để thể hiện văn hóa công ty và ảnh hưởng đến các cuộc họp. Các màu sắc mạnh mẽ như đỏ và cam có thể gợi lên sự phấn khích và thậm chí gây hấn, và có thể phù hợp để khuyến khích các đội làm việc hướng tới các mục tiêu cạnh tranh. Các màu khác như xanh lá cây và xanh dương có thể làm dịu và sảng khoái, và giúp giảm bớt một số căng thẳng.
Xem thêm: Tầm quan trọng của màu sắc trong thiết kế văn phòng
 

Facebook Comment